Las Tablas de Retención Documental (TRD) son una herramienta esencial en la gestión de documentos. Su objetivo principal es facilitar la organización y el control de la información en una entidad. A continuación, exploraremos cómo las TRD contribuyen a la eficiencia y la efectividad en la administración documental:

1. Clasificación Documental

Las TRD permiten la clasificación ordenada de los documentos según la estructura orgánico-funcional de la entidad. Esto significa que los documentos se agrupan de manera lógica, lo que facilita su búsqueda y acceso.

2. Racionalización de la Producción Documental

Al establecer criterios de retención y disposición final, las TRD ayudan a racionalizar la producción documental. Esto implica determinar cuánto tiempo se deben conservar los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Así, evitamos la acumulación innecesaria de archivos y optimizamos el espacio físico y digital.

3. Eficiencia y Eficacia

Las TRD permiten a la Fundación Universitaria Antonio de Arévalo proporcionar un servicio más eficaz y eficiente. Al tener claridad sobre cuándo y cómo se deben eliminar o archivar los documentos, se agiliza la toma de decisiones y se reduce la carga administrativa.

Control y Acceso

Finalmente, las TRD garantizan un control adecuado sobre los documentos. Al seguir los tiempos de retención establecidos, se evitan problemas legales y se asegura la disponibilidad de la información cuando sea necesario.

Las TRD son más que simples listas de series y tipos documentales; son aliadas estratégicas en la gestión documental. ¡Utilicémoslas de manera inteligente para optimizar nuestros procesos y mejorar la calidad de nuestros servicios!.